Un budget pour une organisation à but non lucratif est un document de planification financière qui détaille les revenus attendus (dons, subventions, cotisations, recettes d’événements) et les dépenses prévues (frais de programmes, salaires, frais administratifs) sur une période donnée, généralement une année fiscale.
En RDC, notamment pour les associations, ONG et fondations actives au Lualaba, un budget clair et approuvé est essentiel car il :
Sert de feuille de route pour mettre en œuvre les activités et allouer les ressources.
Garantit la transparence et la redevabilité envers les donateurs, partenaires et membres.
Facilite le respect des obligations légales, y compris les déclarations fiscales et les rapports financiers à soumettre au ministère de la Justice, au ministère des Finances ou aux bailleurs.
Renforce la confiance des communautés et des parties prenantes en montrant que les fonds sont bien gérés.
Sans budget, l’organisation risque de dépasser ses moyens, de mal utiliser les fonds, ou de ne pas atteindre ses objectifs.
Un bon budget d’association ou d’ONG comprend généralement :
1. Les recettesCotisations des membres
Dons (individus, entreprises, Église, diaspora)
Subventions (gouvernementales, internationales)
Recettes d’événements ou de ventes de produits
Contributions en nature (estimées en valeur monétaire)
Coûts des programmes et projets (formations, matériel, activités terrain)
Salaires et avantages du personnel
Dépenses de bureau (loyer, électricité, internet, fournitures)
Communication et marketing
Transport, logistique, per diem
Frais administratifs et légaux
Montant prévu pour les imprévus ou besoins futurs.
Hypothèses sur les chiffres (taux de change, coûts du carburant, grilles salariales…).
Pour les ONG importantes ou recevant des fonds internationaux, il est conseillé de suivre les normes comptables internationales et de réaliser un audit annuel.
Oui. La RDC reconnaît les associations et ONG à travers la loi sur les associations sans but lucratif et établissements d’utilité publique, qui impose plusieurs obligations :
Organiser une assemblée générale pour approuver le budget annuel.
Tenir une comptabilité écrite (journal des recettes et dépenses, bilans).
Pour les associations d’utilité publique ou les ONG recevant des fonds importants, produire un rapport annuel d’activités et financier à remettre au ministère compétent.
En cas de financement étranger, respecter les formats de rapport des bailleurs et, parfois, réaliser un audit externe.
Certaines autorités locales (provinciales, municipales) peuvent exiger des rapports pour le renouvellement des agréments ou exonérations fiscales.
Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions administratives, la perte du statut fiscal préférentiel, voire nuire à la réputation de l’organisation.
Les imprévus comme des retards de financement, des hausses de coûts, ou des besoins urgents sont fréquents. Pour y faire face :
Prévoyez un fonds de réserve ou une ligne « imprévus » dans le budget.
Organisez des réunions régulières de suivi budgétaire (mensuelles ou trimestrielles) avec le conseil d’administration ou le comité financier.
Faites une analyse des écarts : comparez les prévisions aux dépenses réelles, et ajustez les activités au besoin.
Priorisez les dépenses essentielles (salaires, services critiques) et reportez celles qui peuvent l’être.
Prévenez les bailleurs rapidement en cas de réaffectation de lignes budgétaires : beaucoup exigent une validation écrite avant tout changement.
Documentez toutes les décisions pour garantir la transparence.
Pour maintenir la confiance des parties prenantes et respecter les exigences légales et des bailleurs, il est conseillé de :
Préparer et partager des rapports financiers réguliers avec le conseil, les membres et les bailleurs.
Publier un rapport annuel détaillant les activités, les résultats et les comptes.
Mettre en place une séparation des tâches : différentes personnes pour recevoir les fonds, effectuer les paiements et enregistrer les opérations.
Conserver tous les justificatifs (reçus, factures).
Maintenir un compte bancaire dédié à l’organisation, sans mélange avec des fonds personnels.
Réaliser des audits internes réguliers, ou recourir à un auditeur externe si possible.
Former le personnel et les bénévoles aux bases de la gestion financière.
Des lignes directrices budgétaires et comptables claires sont essentielles car elles :
Garantissent une planification financière précise alignée sur les objectifs de l’organisation.
Favorisent la transparence et la redevabilité envers les donateurs, membres, autorités publiques et bénéficiaires.
Permettent de respecter les obligations légales et fiscales prévues par la législation congolaise.
Offrent une base solide pour prendre des décisions éclairées, surtout quand les ressources sont limitées.
Renforcent la crédibilité et la réputation de l’organisation, ce qui est crucial pour obtenir des financements et partenariats.
En RDC, notamment au Lualaba où les ONG collaborent de plus en plus avec des bailleurs, entreprises minières et programmes communautaires, il est attendu qu’elles appliquent des procédures financières formelles comparables à celles des entreprises enregistrées.
Oui. Selon la législation congolaise, les organisations doivent :
Tenir une comptabilité écrite des recettes et dépenses.
Organiser une assemblée générale annuelle pour approuver les comptes.
Remettre un rapport annuel d’activités et financier au ministère compétent (notamment pour les associations reconnues d’utilité publique).
Respecter leurs obligations fiscales, y compris TVA, impôts sur les salaires (si elles emploient du personnel), ou taxes locales.
Pour les ONG bénéficiant de financements étrangers, des exigences supplémentaires s’appliquent souvent : rapports financiers détaillés, rapports trimestriels, audits.
Le non-respect peut entraîner des sanctions, la suspension de reconnaissance légale ou l’exclusion de certains appels à projets.
Il est conseillé de les réviser une fois par an, notamment :
Après la clôture de l’exercice et la préparation des états financiers.
Lors de changements majeurs (croissance, nouveaux types de financements, activités génératrices de revenus).
Lors de l’introduction de nouvelles obligations légales ou de bailleurs.
Associer le conseil d’administration, le comité financier et éventuellement des conseillers externes permet d’adapter les lignes directrices aux bonnes pratiques et à la législation.
Pour renforcer leur gestion, les ONG peuvent utiliser :
Un modèle de budget distinguant les fonds affectés et non affectés.
Un plan comptable adapté aux activités associatives.
Des modèles standards de rapports financiers internes et externes.
Des modèles de rapports spécifiques pour les bailleurs.
Un logiciel comptable simple (par exemple QuickBooks, Sage, ou même Excel) selon leur taille.
Les grandes ONG peuvent élaborer un manuel complet de procédures financières, tandis que les petites associations peuvent utiliser un guide simplifié couvrant l’essentiel.
Pour s’assurer que les lignes directrices soient comprises et appliquées :
Organisez des formations pour le personnel, les bénévoles et les membres du conseil.
Préparez des sessions d’accueil pour les nouveaux membres de l’équipe.
Désignez un référent financier ou engagez un comptable à temps partiel si possible.
Profitez des opportunités proposées par les réseaux associatifs, bailleurs ou partenaires locaux (ateliers, accompagnements techniques).
Établir un budget n’est pas qu’une formalité : c’est un outil clé de planification, de décision, de redevabilité et de durabilité.
Pour les ONG et associations en RDC :
Il permet de clarifier les ressources nécessaires pour réaliser la mission et les activités prévues.
Il garantit l’alignement entre les fonds disponibles et les priorités, évitant les dépenses excessives ou les sous-utilisations.
Il facilite la transparence vis-à-vis des donateurs, autorités publiques (comme le ministère de la Justice), autorités locales (par exemple au niveau provincial) et des membres.
Il constitue un cadre pour suivre les performances financières en cours d’année et ajuster les activités si nécessaire.
Sans budget solide, l’organisation risque des retards opérationnels, une perte de crédibilité et l’incapacité à tenir ses engagements contractuels ou communautaires.
Voici une démarche structurée :
1. Définir les objectifs et activités :
Lister les projets, programmes, services ou événements prévus.
Estimer leur ampleur, leur durée et les ressources nécessaires.
2. Identifier les revenus attendus :
Cotisations des membres.
Dons (individuels, églises, entreprises, diaspora).
Subventions (gouvernement, bailleurs internationaux, ONG).
Revenus d’activités génératrices (ex. : ateliers, ventes de produits).
Contributions en nature (matériels, services, bénévolat).
3. Estimer les dépenses :
Coûts directs (ex. : matériel, sensibilisation, déplacements).
Coûts du personnel (salaires, primes, charges sociales).
Coûts administratifs (loyer, électricité, communication).
Suivi-évaluation et rapports.
Imprévus (généralement 5–10 % du budget).
4. Calculer l’excédent ou le déficit :
Vérifier si les revenus couvrent les dépenses, ou identifier les écarts.
Élaborer un plan de collecte de fonds ou d’économies si nécessaire.
5. Obtenir l’approbation :
Présenter le projet de budget au conseil d’administration ou à l’assemblée générale.
Ajuster selon les retours et formaliser son adoption.
Une approche participative améliore la qualité et l’acceptation du budget. Idéalement :
Les responsables de programme : apportent leur expertise technique et chiffrent les activités.
Le responsable financier ou administratif : consolide les données et vérifie la cohérence.
La direction ou le conseil d’administration : définit les priorités stratégiques et valide le budget final.
Les partenaires ou bailleurs (si approprié) : donnent des indications sur les financements éligibles ou affectés.
Dans les petites associations, le président et le trésorier travaillent souvent ensemble à l’élaboration du budget.
Pour les projets pluriannuels, il est recommandé de :
Ventiler le budget par année et par activité.
Préciser les hypothèses d’inflation (notamment dans un contexte comme celui de la RDC, avec des variations monétaires possibles).
Distinguer les fonds acquis et les fonds espérés pour garantir la viabilité.
Prévoir les coûts de clôture de projet (audits, indemnités de fin de contrat, rapports finaux).
Il est aussi important de réactualiser les budgets chaque année pour tenir compte des dépenses réelles et des évolutions du contexte.
Défis fréquents :
Sous-estimation des coûts → Solution : consulter les budgets précédents, vérifier les prix du marché, ajouter une ligne pour imprévus.
Dépendance excessive à des revenus incertains → Solution : baser le budget sur des financements confirmés ou très probables, et garder une « liste de souhaits » à part.
Mauvais alignement entre activités et postes budgétaires → Solution : impliquer les équipes opérationnelles dès le début.
Manque de compétences financières → Solution : solliciter un comptable bénévole, un partenaire expérimenté ou suivre une formation de base.
Vous pouvez utiliser :
Un modèle Excel simple avec catégories de revenus et de dépenses.
Les formats budgétaires des bailleurs.
Des logiciels pour ONG plus grandes (par exemple QuickBooks, Sage).
Des guides communautaires proposés par les réseaux associatifs ou les structures d’appui provinciales.
L’essentiel est de rendre le budget clair, compréhensible et évolutif, quel que soit l’outil.
Un budget n’est pas figé ; il doit être révisé :
Au moins une fois par trimestre, en comparant prévisions et réalisations.
Lors de changements majeurs (nouveaux financements, hausses de coûts, retards de projet).
Avant chaque nouvel exercice, en intégrant les leçons apprises.
Ces révisions permettent de rester aligné sur les objectifs, d’ajuster les activités et de maintenir la confiance des bailleurs et des membres.
Établir un budget remplit plusieurs fonctions essentielles pour une organisation à but non lucratif :
Il traduit la mission en chiffres, en montrant comment les ressources financières soutiennent les activités et services.
Il permet une gestion responsable des fonds, en réduisant les risques de dépassement ou d’insuffisance budgétaire.
Il offre une feuille de route claire pour la direction et le personnel, en précisant les ressources disponibles et les contraintes financières.
Il garantit une communication transparente avec les donateurs, les autorités publiques, les membres et le grand public, renforçant ainsi la confiance.
En RDC, c’est aussi une obligation légale : les budgets et les comptes doivent être présentés en assemblée générale et, pour certaines organisations, transmis au ministère de la Justice ou à d’autres organes compétents.
Sans budget, une organisation risque des difficultés opérationnelles, une perte de crédibilité auprès des donateurs, voire le non-respect des réglementations nationales.
Un budget bien structuré doit inclure :
1. Revenus attendus :Cotisations des membres.
Dons individuels et contributions communautaires.
Subventions de bailleurs nationaux ou internationaux.
Revenus issus d’événements de collecte de fonds ou de ventes de produits.
Soutiens en nature (par ex. : biens donnés, temps des bénévoles).
Coûts des programmes (formations, activités communautaires, sensibilisation).
Salaires et avantages du personnel.
Coûts administratifs (loyer, électricité, fournitures, internet).
Transports, logistique, per diem.
Suivi, évaluation, rédaction de rapports.
Ligne pour imprévus ou réserve (généralement 5–10 % du total).
Total des revenus moins total des dépenses, indiquant surplus, déficit ou budget équilibré.
Hypothèses clés utilisées (taux de change, estimations de prix, etc.).
Idéalement, l’élaboration du budget est un effort collaboratif :
Les responsables de programme donnent des détails sur les activités prévues et les coûts estimés.
Le responsable financier ou le trésorier compile les données, ajuste et vérifie la cohérence.
La direction et/ou le conseil d’administration révise et valide les priorités.
Les bailleurs ou partenaires institutionnels (le cas échéant) peuvent donner des indications sur les coûts éligibles ou non.
Pour les petites associations au Lualaba ou ailleurs en RDC, le président et le trésorier prennent souvent l’initiative, parfois avec l’aide bénévole ou technique d’un partenaire.
Défis fréquents et solutions :
Estimation irréaliste des coûts → S’appuyer sur les coûts réels passés ou plusieurs devis.
Dépendance excessive à des financements incertains → Baser le budget principal sur les fonds acquis, et mettre les activités supplémentaires à part.
Oubli de coûts cachés (frais bancaires, taxes) → Inclure les frais administratifs et les imprévus.
Manque de compétences financières → Chercher un comptable bénévole, demander l’aide d’une ONG partenaire, ou suivre une formation de base.
Pour les projets ou programmes pluriannuels :
Détaillez le budget par année et par activité.
Incluez les hypothèses sur l’inflation, le taux de change, les augmentations salariales.
Précisez les fonds déjà acquis et ceux en attente.
Actualisez régulièrement le budget en fonction des dépenses réelles et de l’évolution du contexte.
Il est recommandé de :
Surveiller le budget mensuellement ou trimestriellement.
Comparer les dépenses réelles aux prévisions (analyse des écarts).
Réactualiser le budget chaque année ou en cas de changements majeurs (nouveaux financements, retards, crises).
Cela permet à l’organisation de rester flexible et réactive, tout en maintenant la confiance des bailleurs et des membres.
Oui. Les associations doivent :
Organiser une assemblée générale où le budget est présenté et approuvé.
Tenir des comptes écrits retraçant les recettes et les dépenses.
Soumettre des rapports annuels (y compris le budget et les comptes) aux ministères compétents si elles sont reconnues d’utilité publique ou reçoivent des fonds externes importants.
Le non-respect peut entraîner des conséquences légales ou administratives.
Adopter des résolutions fiscales locales signifie que l’organisation :
Comprend, respecte et intègre les règles fiscales locales et municipales dans sa planification budgétaire et sa gestion financière.
Se prépare à honorer toutes les obligations fiscales locales imposées par les autorités provinciales ou municipales, y compris taxes, redevances ou frais administratifs.
Prend en compte l’impact de la fiscalité locale (même réduite ou exonérée pour certaines associations) lors de l’élaboration de son budget annuel et de ses rapports financiers.
En RDC, notamment au Lualaba, les ONG et associations doivent être attentives aux taxes comme :
Les frais d’enregistrement administratif.
Les taxes foncières (en cas de propriété de terrains ou bâtiments).
Les taxes sur les petites activités commerciales (par exemple ateliers artisanaux, ventes ponctuelles).
Les redevances de services publics (collecte des déchets, affichage, utilisation d’espaces publics).
Ignorer ou mal comprendre ces aspects peut entraîner des dettes imprévues, des pénalités ou même la suspension des autorisations d’exercer.
Non, pas automatiquement.
En RDC :
Certaines associations, notamment celles reconnues d’utilité publique, peuvent bénéficier d’exonérations ou de réductions sur certaines taxes locales.
D’autres, comme les ONG locales, églises ou groupements communautaires, restent tenues de payer certains frais de services ou taxes administratives, notamment si elles ont des activités économiques ou des biens soumis à imposition.
Il est donc essentiel de :
Consulter la Direction Provinciale des Impôts (DPI) ou les bureaux fiscaux locaux.
Demander des documents officiels confirmant tout statut d’exonération.
Prévoir dans le budget le paiement des taxes locales, en l’absence d’exonération formelle.
Voici une méthode étape par étape :
1. Identifier les taxes et frais applicables :
Lire les règlements fiscaux locaux ou se rendre à la mairie ;
Se renseigner sur les taxes foncières, affichage, activités commerciales ou services publics.
2. Estimer les coûts :
Demander les avis ou taux officiels ;
Inscrire une estimation dans le budget, même si les montants exacts sont en cours de discussion.
3. Planifier les échéances de paiement :
Comprendre les calendriers de paiement (annuel, trimestriel, par service) ;
Réserver des fonds suffisants pour éviter des pénalités de retard.
4. Suivre les exonérations ou réductions :
Si éligible, demander les certificats d’exonération et les conserver ;
Rester attentif aux changements de lois qui pourraient affecter l’organisation.
Les conséquences possibles :
Amendes et pénalités pour paiements en retard ou absents.
Actions légales ou saisie d’actifs par les autorités locales.
Suspension ou retrait des autorisations d’exercer.
Atteinte à la réputation de l’organisation, notamment si elle reçoit des fonds publics ou de bailleurs.
Inéligibilité à certains financements, en particulier institutionnels, qui exigent la preuve de conformité fiscale.
Être proactif dans l’adoption des résolutions fiscales locales protège la structure et garantit une activité sans entrave.
Les rôles typiquement impliqués :
Le trésorier ou responsable financier : surveille les obligations fiscales, assure les paiements dans les délais et les enregistre.
Le directeur exécutif ou président : veille à ce que le conseil d’administration soit informé et que la conformité soit intégrée dans la gouvernance.
Le conseil d’administration : examine et approuve les prévisions fiscales locales dans le cadre du budget annuel.
Pour les ONG plus grandes, des conseillers juridiques ou comptables peuvent être sollicités, surtout en cas d’activités interprovinciales ou internationales.
Bonnes pratiques :
Maintenir une communication régulière avec les bureaux fiscaux locaux et les autorités municipales.
Participer à des réseaux ou fédérations d’ONG partageant des mises à jour et bonnes pratiques.
Désigner une personne en interne pour surveiller les évolutions réglementaires.
Demander des confirmations écrites ou des conseils officiels sur les changements impactant le secteur non lucratif.
Oui ! Les associations peuvent :
Participer aux consultations publiques sur les politiques fiscales locales.
Donner leur avis sur l’impact des taxes locales sur les services communautaires et les populations vulnérables.
Plaider, individuellement ou via des collectifs, pour des réformes fiscales plus équitables pour le secteur associatif.
Une démarche constructive avec les autorités locales peut contribuer à créer des politiques qui soutiennent, et non freinent, l’action des organisations.
Oui, les organisations à but non lucratif peuvent emprunter de l’argent, mais elles doivent le faire avec prudence et stratégie.
L’emprunt peut aider à :
Financer des investissements en capital, tels que l’achat de terrains, bâtiments, équipements ou véhicules.
Combler des décalages temporaires de trésorerie (par exemple, en attendant le décaissement d’une subvention).
Lancer des projets générateurs de revenus (comme des coopératives agricoles, ateliers professionnels ou entreprises communautaires) qui soutiennent la durabilité à long terme.
Cependant, l’endettement comporte des risques juridiques, financiers et réputationnels, et ne doit être envisagé que si :
L’organisation dispose d’un plan de remboursement clair.
L’investissement génère des bénéfices tangibles pour sa mission.
La décision a été approuvée par le conseil d’administration ou l’organe dirigeant et, si nécessaire, communiquée aux principaux partenaires ou donateurs.
Bien que les prêts permettent d’accéder à des ressources nécessaires, ils comportent aussi des risques importants :
Pression de remboursement : les remboursements peuvent détourner des fonds des activités programmatiques.
Coût des intérêts : des taux élevés, en particulier auprès de prêteurs commerciaux, peuvent réduire des budgets déjà limités.
Perte d’actifs : en cas de défaut, les biens mis en garantie (comme un immeuble ou du matériel) peuvent être saisis.
Atteinte à la réputation : un défaut de paiement peut nuire à la confiance des donateurs, partenaires et bénéficiaires.
Il est donc essentiel de procéder à une analyse approfondie des risques avant de contracter toute dette.
1. Évaluer l’objectif :
Le prêt est-il destiné à un investissement (bâtiment, équipement) ou à la trésorerie courante ?
L’emprunt est-il la seule ou la meilleure option (vs. collecte de fonds, subventions, partenariats) ?
2. Évaluer la capacité de remboursement :
L’organisation dispose-t-elle de revenus fiables pour couvrir les remboursements ?
Le retour sur investissement attendu (ROI) est-il suffisant ?
3. Explorer les options de financement :
Comparer banques, institutions de microfinance, coopératives de crédit ou fonds d’investissement social.
Rechercher des prêteurs familiers du secteur non lucratif ou offrant des conditions préférentielles.
4. Impliquer les structures de gouvernance :
Présenter la proposition d’emprunt au conseil d’administration ou à l’assemblée générale.
Documenter l’approbation et informer les parties prenantes.
5. Planifier et suivre :
Inclure le coût du service de la dette dans le budget annuel.
Suivre régulièrement l’utilisation du prêt et l’avancement du remboursement.
Oui. En RDC :
Les organisations doivent agir dans le cadre de leurs statuts légaux. Certains statuts peuvent explicitement autoriser ou interdire l’emprunt.
Les décisions importantes d’endettement nécessitent souvent l’approbation de l’assemblée générale ou du conseil d’administration.
Les prêts garantis par des biens ou d’autres sûretés peuvent nécessiter un enregistrement ou une notarisation.
L’organisation doit se conformer aux réglementations financières locales, notamment en reportant les fonds empruntés dans ses états financiers.
Il est fortement recommandé de consulter un conseiller juridique ou un notaire avant de finaliser tout contrat de prêt.
Exemples d’emprunts responsables :
Construire ou rénover des centres communautaires, postes de santé ou établissements éducatifs.
Acheter du matériel agricole ou de production pour des projets coopératifs.
Mettre en place des entreprises sociales générant à la fois un impact et des revenus.
Investir dans des solutions d’énergie renouvelable (ex. installations solaires) pour réduire les coûts de fonctionnement.
En revanche, l’emprunt pour couvrir des déficits de fonctionnement courants est généralement déconseillé, car il peut fragiliser davantage la situation financière de l’organisation.
Les prêts doivent être :
Enregistrés clairement sous forme de produits (produit de l’emprunt) et de passifs (montant dû).
Accompagnés d’un échéancier détaillé des remboursements, intérêts et frais.
Intégrés dans les prévisions de trésorerie pour s’assurer que les fonds seront disponibles au remboursement.
Régulièrement rapportés au conseil, aux principaux donateurs et, si nécessaire, aux autorités fiscales.
Une bonne transparence et une documentation claire renforcent la confiance des parties prenantes.
Avant d’emprunter, les organisations peuvent explorer :
Des subventions provenant de donateurs ou de programmes gouvernementaux.
Le crowdfunding ou la collecte communautaire.
Des partenariats ou mécanismes de partage de coûts avec d’autres ONG ou entreprises privées.
Le préfinancement ou des avances de la part des donateurs pour des projets confirmés.
L’emprunt doit être le dernier recours, et non la première solution.
Les dépenses locales regroupent tous les coûts engagés au sein de la communauté ou de la région où l’organisation intervient, notamment :
Les salaires ou indemnités du personnel local.
L’achat de biens et services auprès de fournisseurs locaux (ex. : alimentation, matériaux de construction, transport).
Le loyer, les services publics, l’entretien des bureaux ou sites de projet.
Les per diem et frais de transport liés aux activités terrain ou à la mobilisation communautaire.
Les contributions communautaires, comme les micro-subventions ou l’appui à des partenaires locaux.
Les taxes, permis ou frais locaux nécessaires au bon fonctionnement légal.
Bien gérer ces coûts est essentiel pour assurer l’impact des programmes, garantir la redevabilité et respecter les exigences des bailleurs et des autorités locales.
Une bonne gestion des dépenses locales permet de :
Veiller à ce que les fonds atteignent réellement les activités et bénéficiaires prévus.
Maintenir l’organisation dans les limites de son budget, en évitant les dépassements.
Démontrer une transparence financière vis-à-vis des bailleurs, des autorités locales et des communautés.
Soutenir l’économie locale en priorisant les fournisseurs et services locaux.
Réduire les risques de fraude, de mauvaise utilisation ou d’inefficacité.
Dans des zones comme le Lualaba, où les ONG travaillent souvent avec des partenaires miniers, des autorités locales ou des bailleurs internationaux, une mauvaise gestion peut compromettre le financement futur ou entraîner des sanctions légales.
1. Établir des procédures financières claires :
Rédiger des lignes directrices pour les validations, les achats, les paiements et les rapports ;
Former le personnel à bien les appliquer.
2. Acheter local de manière éthique et transparente :
Obtenir plusieurs devis pour les achats importants ;
Favoriser les entreprises locales sans sacrifier la qualité ni la valeur.
3. Suivre les dépenses avec rigueur :
Utiliser des cahiers de caisse, des tableaux Excel ou des logiciels pour tout enregistrer ;
Conserver tous les justificatifs : factures, reçus, bons de livraison, contrats.
4. Séparer les responsabilités :
S’assurer qu’une seule personne ne valide, paie et enregistre pas les dépenses.
5. Planifier les besoins en trésorerie :
Estimer les besoins pour les activités terrain et éviter de transporter trop d’espèces.
6. Faire des rapprochements réguliers :
Comparer les dépenses enregistrées aux relevés bancaires ou à la caisse physique.
7. Rapporter aux dirigeants et bailleurs :
Fournir des rapports réguliers, en expliquant tout écart par rapport au budget.
Connaître les lois fiscales, sociales et de passation de marchés locales, et prévoir les coûts correspondants dans le budget.
Relire les accords de financement pour identifier les restrictions spécifiques (plafonds de per diem, achats d’équipement, sous-traitance…).
Tenir des archives complètes et à jour pour préparer les audits ou contrôles.
Former régulièrement le personnel et les bénévoles aux exigences de conformité.
Par exemple, en RDC, ne pas payer les taxes locales (ex. : collecte des déchets, affichage) peut entraîner des pénalités ; ignorer les consignes des bailleurs peut entraîner des suspensions de financement.
Responsable financier ou administratif : suit les paiements et les opérations quotidiennes.
Coordinateurs ou responsables de projet : valident les dépenses liées aux activités.
Directeur exécutif ou président : supervise et rend compte au conseil.
Conseil d’administration ou comité financier : examine les rapports et audits, approuve les budgets et veille à la redevabilité.
Dans les petites associations, certaines fonctions peuvent être cumulées, mais il reste essentiel de séparer les tâches pour éviter erreurs ou fraudes.
Dans les zones sans services bancaires :
Utiliser des avances de trésorerie bien documentées (motif, montant, responsable).
Exiger des reçus signés pour chaque dépense.
Définir une limite d’espèces à ne pas dépasser.
Effectuer des contrôles inopinés et des rapprochements périodiques.
Lorsque possible, privilégier les paiements par mobile money ou transferts électroniques, plus traçables.
Hebdomadaire ou bimensuelle : revue des cahiers de caisse sur le terrain.
Mensuelle : examen des dépenses globales par la direction et comparaison au budget.
Trimestrielle ou semestrielle : préparation de rapports détaillés pour les bailleurs, le conseil, les partenaires.
Annuelle : audit interne ou externe, suivi de recommandations pour améliorer les pratiques.
Des révisions régulières permettent de détecter les problèmes tôt, d’améliorer l’efficacité et de renforcer la transparence.
Oui ! De nombreuses ONG en RDC cherchent à :
Prioriser les fournisseurs et prestataires locaux.
Employer du personnel et des consultants locaux.
Soutenir les petites entreprises locales via des marchés équitables.
Renforcer les capacités des groupes communautaires ou coopératives.
Documenter cet impact économique local peut également valoriser les rapports aux bailleurs et les dossiers de levée de fonds.
Travailler avec un expert-comptable offre de nombreux avantages :
Expertise financière : L’expert-comptable apporte des connaissances techniques en comptabilité, fiscalité et réglementation financière.
Crédibilité et transparence : Des comptes préparés par un professionnel renforcent la confiance des bailleurs, des autorités publiques et des parties prenantes.
Conformité légale : En RDC, les associations, notamment celles reconnues d’utilité publique ou recevant des fonds étrangers, ont l’obligation de tenir une comptabilité rigoureuse, parfois auditée.
Meilleure prise de décision : L’expert-comptable aide la direction à analyser les données financières pour guider les choix stratégiques.
Réduction des risques : Une supervision professionnelle limite les erreurs, la mauvaise gestion et la fraude.
Pour les organisations en croissance, gérant plusieurs bailleurs ou envisageant des investissements importants, le recours à un expert-comptable devient presque indispensable.
Il est fortement recommandé (ou parfois obligatoire) de recourir à un expert-comptable lorsque :
L’organisation atteint un niveau de revenus significatif (par ex. : subventions, contrats).
L’association est reconnue d’utilité publique et soumise à des obligations renforcées.
Elle reçoit des fonds étrangers avec des exigences strictes de reporting ou d’audit.
Le conseil d’administration ou les bailleurs exigent des états financiers annuels audités.
Elle possède des actifs importants (terrains, bâtiments, équipements) ou mène des opérations financières complexes.
Même les petites structures peuvent en bénéficier ponctuellement (vérification des comptes, déclarations fiscales, formation financière).
Pour bien choisir :
Privilégiez un professionnel agréé, inscrit à l’ordre national des experts-comptables en RDC.
Vérifiez son expérience avec les ONG ou associations, pas seulement avec des entreprises commerciales.
Demandez des références ou des exemples de missions similaires.
Clarifiez à l’avance les honoraires et le périmètre des prestations pour qu’ils soient adaptés à vos besoins et moyens.
Assurez-vous qu’il sache communiquer de façon claire, y compris avec des non-spécialistes.
Il est recommandé de formaliser cette collaboration par un contrat ou une lettre de mission, précisant les rôles, livrables, délais et modalités de paiement.
En RDC, l’intervention d’un expert-comptable est parfois nécessaire pour :
Remettre des rapports financiers annuels aux ministères compétents.
Déposer des déclarations fiscales et régler les taxes locales.
Répondre aux exigences des bailleurs qui demandent des comptes audités ou des rapports conformes aux normes internationales (ex. : IFRS, IPSAS).
Respecter les lois relatives à la lutte contre le blanchiment ou la prévention de la corruption.
Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions, la perte de l’agrément, ou l’exclusion de financements.
Même les petites structures peuvent :
Faire appel à des comptables ponctuellement (par ex. : clôture annuelle, déclarations fiscales).
Mutualiser les coûts via des réseaux d’ONG ou des structures d’appui.
Négocier des tarifs réduits ou chercher des services pro bono (bénévoles) auprès de professionnels solidaires.
Intégrer le coût des prestations comptables dans les budgets des projets, car c’est souvent une dépense éligible pour les bailleurs.
Cet investissement est rentable, car il réduit les risques financiers et facilite l’accès à des financements plus importants.
Chercher des conseils fiscaux et financiers est essentiel car cela permet de :
Assurer la conformité avec les lois locales et les obligations fiscales en RDC, y compris la sécurité sociale, les taxes sur les salaires, la TVA et les redevances locales.
Renforcer une bonne gestion financière en améliorant la budgétisation, le suivi et l’allocation des ressources.
Accroître la confiance des bailleurs et des parties prenantes en montrant professionnalisme et transparence.
Anticiper les risques financiers ou juridiques avant qu’ils ne deviennent critiques.
Consolider la capacité de l’organisation à étendre ses programmes, sécuriser des financements ou diversifier ses sources de revenus.
Dans des contextes complexes comme le Lualaba — avec des bailleurs internationaux, des partenariats miniers et des relations avec les autorités locales — un accompagnement expert est souvent indispensable.
Il est conseillé de demander un accompagnement professionnel lors de :
La création d’une nouvelle structure ou antenne en RDC, pour comprendre les obligations légales, fiscales et d’enregistrement.
L’élaboration de budgets importants ou multi-bailleurs, notamment avec des financements étrangers.
Des changements législatifs impactant le secteur associatif.
La mise en place d’activités génératrices de revenus (ex. : coopératives, entreprises sociales) nécessitant une clarification fiscale.
La gestion de contrats, partenariats ou subventions complexes.
La résolution de problèmes de non-conformité ou la réponse à des audits ou inspections fiscales.
Même les petites associations peuvent bénéficier de consultations ponctuelles, notamment lors de périodes de transition ou avant de nouveaux projets.
Les sujets clés incluent :
Fiscalité : TVA, impôt sur le revenu, taxes foncières, retenues à la source, exonérations, remboursements.
Paie et conformité sociale : sécurité sociale, cotisations patronales, réglementation du travail.
Planification financière : budgets, trésorerie, fonds de réserve, stratégies d’investissement.
Contrôles internes et gouvernance : politiques de prévention des fraudes, transparence et sauvegarde des actifs.
Préparation aux audits : organisation des pièces justificatives, conformité aux exigences des bailleurs ou légales.
Activités génératrices de revenus : implications fiscales, structuration financière, obligations de déclaration.
Bonnes pratiques :
Négocier des contrats à périmètre limité : faire appel à des experts pour des missions ponctuelles.
Collaborer via des réseaux associatifs : mutualiser les coûts ou accéder à des services partagés.
Chercher des services pro bono ou à tarif réduit : certains cabinets s’engagent pour des causes sociales.
Intégrer les coûts d’accompagnement dans les budgets de projet : les bailleurs acceptent souvent ces frais comme dépenses éligibles.
Participer à des ateliers ou formations : organisés par des plateformes spécialisées ou des fédérations d’ONG.
Ignorer les recommandations professionnelles peut entraîner :
Des pénalités pour non-conformité (amendes, redressements fiscaux).
Des échecs d’audit, avec perte de confiance des bailleurs ou retrait de financements.
Une instabilité financière liée à une mauvaise planification.
Des fraudes ou détournements, faute de contrôles internes solides.
Des litiges juridiques, notamment en matière de droit du travail ou de fiscalité.
Investir dans un bon accompagnement en amont permet d’éviter des problèmes coûteux plus tard.
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